Aplikasi PHP Gratis untuk Mengelola Berkas di Tempat Kerja

Aplikasi PHP Gratis untuk Mengelola Berkas di Tempat Kerja

Aplikasi ini berfungsi untuk mengelompokkan file document secara digital dan terkomputerisasi. Berkas kerja yang sebelumnya di print out hasilnya kemudian di file secara manual bisa kita efektifkan prosesnya dengan menggunakan aplikasi ini. Berkas tinggal kita foto dan kita upload ke aplikasi dengan memasukkan beberapa informasi terkait document misalnya judul,diskripsi singkat,nomor surat di sistem kita bisa mencari document tersebut secara cepat dikemudian hari kita butuhkan. Hanya dengan memasukkan prihal atau diskripsi surat yang dimaksut, data akan muncul beserta file asli yang bisa kita lihat dan baca. Jika menginginkan file asli bisa kita dapatkan dari informasi lokasi yang ditampilkan di sistem. Termasuk juga jika document dipinjam oleh seseorang dan belum dikembalikan maka di sistem akan ada warning bahwa document masih dipinjam.

Permasalahan yang ditimbulkan ketika kita menyimpan berkas manual adalah kesulitan dalam mencari document yang kita butuhkan. Karena terdapat banyak document yang disimpan dan banyak lokasi tempat penyimpanan. Kehilangan document juga lebih sering terjadi, karena tidak ada catatan siapa yang terakhir mengambil document dan tidak mengembalikan document tersebut ke tempat penyimpanannya. Jika document tersebut adalah document yang penting maka akan menjadi masalah. Kita bisa membuat aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja untuk mengatasi permasalahan yang timbul tersebut.

Berkas yang ada ditempat kerja seperti memo, surat masuk, surat keluar dan berkas-berkas lainnya banyak terdapat di meja-meja kantor dan terselip di rak-rak kantor. Jika kita tidak menyimpan nya dengan baik, pada suatu saat kita memerlukan berkas tersebut maka kita akan kesulitan untuk mencarinya khususnya pada berkas yang berisi informasi yang penting yang masih dibutuhkan. Kita tidak mengetahui apakah berkas tersebut suatu saat akan kita cari lagi atau tidak. Ketika kita menyimpan berkas tersebut dengan cara yang lama, berkas akan tercampur dan tertumpuk dengan berkas-berkas lainnya dan untuk mencari berkas tersebut lagi akan membutuhkan waktu yang lama.

Berkas sebelumnya di scan menjadi pdf kemudian diupload di server adalah salah satu cara untuk mengupload berkas di aplikasi berbbasis web gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja. Berkas bisa saja kita foto dan hasilnya kita upload disistem namun hasil document pdf lebih jelas dan tidak mudah rusak file nya. Direkomendasikan untuk melakukan scan document dengan alat scan dan menyimpan document tersebut dalam format pdf sebelum di upload. Apabila terlalu besar kita bisa kompres ukuran berkas tersebut agar menjadi lebih kecil dan siap untuk diupload di aplikasi pengelola berkas gratis dengan php.

Aplikasi berkas butuh akses ke penyimpanan internal untuk menyimpan document pdf hasil upload tentunya dan untuk mengonline kan aplikasi web kita agar bisa kita buka dimanapun berada dengan device apapun. Penyimpanan internal bisa menggunakan komputer atau pc kita sendiri dengan spesifikasi yang tinggi kemudian kita install aplikasi sebagai webserver semisal xampp. Kemudian kita seting modem internet yang kita punyai agar redirect ke ip komputer kita ketika diakses, layanan ini disebut layanan ip public modem. Performa dengan cara ini cenderung lemot dan membutuhkan waktu lama untuk membuka aplikasi apalagi jika kita menggunakan hp atau media lain selain jaringan lan.

Aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja direkomendasikan menggunakan hosting dan domain dari luar untuk seting dan konfigurasinya. Kita bisa menyewa layanan hosting dan domain dalam negeri atau luar negeri sesuai dengan fungsi dari website kita. Banyak layanan domain yang bisa kita gunakan kita tinggal cari layanan sewa hosting dan domain di google maka akan muncul pilihan layanan yang bisa kita pakai. Sebagai awal pilih layanan hosting dan doman dengan biaya paling murah apabila sistem sudah berjalan dengan baik, kita bisa mengupdate layanan hosting dan domain kita sesuai dengan kebutuhan kita masing-masing.

Download source code aplikasi berbasis web gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja seperti kode di bawah ini. Code dibuat dengan bahasa pemrograman php dan database mysql. Thema yang digunakan adalah tema dari CMS WordPress yang kita edit sesuai dengan keinginan kita masing-masing. Seperti download alikasi aplikasi berbasis web lainnya dengan php, kita harus menggunakan software XAMPP untuk menjalankan aplikasi php yang telah kita buat. Kita copi paste program yang telah kita download di direktori server biasaynya terletak di xampp,htdocs. Sedangkan untuk data kita copi paste database yang sudah kita download tadi di direktori xampp,mysql. Untuk menjalankan aplikasi hasil download tadi kita nyalakan dulu php dan mysql dari xampp control panel dan membuka alamat website menggunakan browser seperti google chrome atau mozila firefox.

Cara membuat aplikasi berbasis web dengan php dan mysql untuk mengelola berkas di tempat kerja dengan cara yang sederhana kita bisa membuat aplikasi untuk mengelola berkas yang ada ditempat kerja kita menjadi lebih baik. Kita hanya memerlukan aplikasi php sederhana dengan database mysql yang bisa kita dapatkan gratis satu paket lewat aplikasi XAMPP dan template blog gratis dengan menggunakan CMS WordPress. Setelah install wordpress secara offline kita juga install plugin snipped code php untuk memasukkan code php pada aplikasi yang kita buat tadi. Untuk memperlengkap aplikasi tambahkan setingan di judul dan diskripsi aplikasi serta logo dan menu sesuai dengan kebutuhan kita.

Design database aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja menggunakan phpmyadmin kita bisa membuat beberapa tabel untuk menyimpan informasi yang dibutuhkan untuk data-data berkas dan user yang menggunakan aplikasi ini. User kita butuhkan agar informasi yang ada akan dikirim email kepada user yang bersangkutan dan approval data-data aplikasi bisa menggunakan email gmail. Beberapa tabel yang kita butuhkan untuk aplikasi berkas ini adalah : s_document untuk menyimpan data berkas, user untuk menyimpan data user, peminjaman untuk menyimpan data berkas yang dipinjam dan yang sudah dikembalikan.

Menu untuk aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja kita buat dengan membuat postingan terlebih dahulu pada website yang kita buat tadi misalnya Peminjaman, Report, Login, Entry Berkas, Disposisi, Searching. Setelah membuat posting kita tuliskan dibawah posting kode untuk memasukkan kode PHP pada masing-masing menu tadi. Sesuaikan kode seperti nama menu tersebut misalnya : kode untuk postingan login bisa kita tuliskan seperti : [xyz-ips snippet=”login”] lakukan cara yang sama untuk masing-masing posting lainnya.

Manfaat aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja adalah untuk memudahkan kita mencari document yang kita butuhkan. Document tersebut bisa kita cari hanya dengan memasukkan prihal document yang bersangkutan di modul pencarian data, maka akan muncul list document yang terkait dengan kata-kata yang kita masukkan tadi. Apabila document tidak ditemukan akan muncul nofitikasi document dengan keyword yang dimasukkan tidak ada, kita coba masukkan keyword yang lain. Selain itu manfaat lainnya adalah mempercepat proses distribusi document ke unit terkait. Karena document bisa didisposisikan langsung setelah pdf document diupload oleh bagian administrasi ke atasan dan pendelegasian tugas ke unit terkait.

Kekurangan aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja mungkin untuk performance dibutuhkan domain dan hosting yang berbayar agar aplikasi bisa dijalankan dengan maksimal. Aplikasi tidak terbatas pada koneksi pada jaringan LAN ditempat kerja saja. Dengan domain dan hosting yang kita punya kita bisa membuka aplikasi dari tempat lain selama ada koneksi internet dengan berbagai media misalnya laptop atau smartphone kita.

Yang dibutuhkan untuk membuat aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja adalah komputer atau pc sebagai web server. Kita bisa menggunakan pc sendiri dengan spesifikasi yang agag besar dan kita seting web server di pc tersebut. Atau kita bisa menyewa domain dan hosting sebagai tempat dimana kode program kita kita pasang. Kode aplikasi kita buat menggunakan bahasa pemrograman PHP dan Mysql Database dengan tempate aplikasi memakai Tema WordPress.

Pengguna aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja meliputi admin untuk input berkas pada sistem aplikasi berkas ini kemudian sesuai dengan berkasnya admin upload file pdf berkas tersebut ke server. Setelah upload pdf admin menekan tombol kirim email agar berkas tersebut segera dikirimkan ke atasan yang bersangkutan untuk kemudian di disposisi ke unit terkait. Kepala bagian yang bersangkutan berperan untuk mendistribusikan document tersebut ke atasan unit terkait. Distribusi langsung dilakukan dari email menggunakan gmail.

Design form aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja. Form yang kita gunakan adalah form Peminjaman, Report, Login, Entry Berkas, Disposisi, Searching. Masing-masing form mempunyai fungsi khusus misalnya Entry berkas untuk melakukan input data surat atau document yang masuk beserta upload document pdf dan kirim email ke kepala bagian untuk dilakukan disposisi. Form searching digunakan untuk mencari document yang ada berdasarkan keyword prihal dari surat yang ada form peminjaman digunakan untuk melakukan input data jika ada peminjaman document.

Form login aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja. Pada form ini user diminta memasukkan username dan password secara benar. User bisa menggunkaan email yang sudah didaftarkan dan password menggunakan password default sistem yakni 123. Jika tidak bisa login segera hubungi administrasi untuk mengaktifkan user kita agar bisa login di aplikasi.

Form peminjaman aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja. Pada form ini kita masukkan nomor document atau prihal untuk mencari document yang terkait. List document akan tampil dan kita mengisi detail peminjaman yang tidak bisa dikosongkan pada form ini adalah nama peminjam dan tanggal peminjaman. Informasi ini berguna untuk history berkas pada aplikasi.

Form report aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja. Pada form report aplikasi kita bisa mengetahui berkas yang masih dipinjam, sudah dikembalikan dan sedang ready di tempat. Report aplikasi bisa kita olah sesuai dengan range tanggal yang kita masukkan, mulai dari tanggal berapa hingga tanggal berapa. Hasil report ini bisa kita download secara pdf atau exel sesuai dengan keperluan kita masing-masing.

Form Entry Berkas aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja. Pada form ini kita isikan informasi tentang jenis document meliputi : surat masuk, surat keluar, laporan. Tanggal Document, tanggal ketika document tersebut dibuat biasanya tertera pada hard copi berkas yang ada. Tanggal terima, tanggal ketika berkas diterima oleh bagian admin. Jenis document kita pilih apakah termasuk surat masuk, MOU, MEMO atau laporan. Nomor Document kita isikan nomor document sesuai dengan berkas asli. Prihal kita isikan diskripsi dari document yang akan kita masukkan sistem. Dari berisi informasi asal document tersebut dariunit mana. Kodeodner adalah kode penyimpanan document dilokasi mana. Koderak juga berisi informasi spesifikasi dari berkas kita pada kondisi nyata untuk memudahkan pencarian.

Form Entry Upload Berkas aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja, document yang bisa kita upload bisa berupa pdf, doc atau jpeg direkomendasikan untuk upload document dengan extensi file pdf untuk hasil lebih jelas dan ukuran tidak terlalu besar. Jika berkas belum terupload icon pdf tidak akan tampil, namun jika pdf sudah terupload icon pdf akan tampil dan icon email akan aktif untuk proses kirim email.

Form Kirim Email Berkas aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja. Pada form ini hasil file pdf yang telah diupload akan dikirimkan by email ke alamat email atasan yang terkait. Hal ini dilakukan untuk mempercepat proses distribusi document ke kepala divisi agar segera surat tersebut didistribusikan dengan perintah ke departemant yang terkait. Email yang digunakan untuk mengirim file menggunakan gmail berisi subyek prihal document.

Form Terima Email Berkas aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja. Atasan yang memperoleh email terkait adanya surat baru akan membuka email dan terdapat beberapa menu untuk kemudian dilakukan disposisi atau distribusi document beserta instruksi ke unit yang bersangkutan.

Form Entry Disposisi aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja. Disposisi atau distribusi document dilakuakan dengan melakukan klik pada link yang ada pada halaman email dg gmail atau yahoo. Atasan tiggal klik link yang ada di email yang masuk terkait berkas baru yang telah dientry oleh bagian administratsi. Kemudian surat tersebut didistribusikan sesuai dengan perintah atasan tersebut.

Form Searching Berkas aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja. Pada form ini kita ketikkan prihal yang akan kita cari terkait berkas atau document yang ada. List data akan muncul terkait berkas tersebut beserta informasi berkas tersebut terletak dimana dan statusnya sekarang apakah dipinjam atau sudah ada ditempat.

Beberapa kendala terkait aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja bisa kita sebutkan beberpa hal yang tidak terlalu penting, namun perlu untuk diketahui sebelum menerapkan sistem berkas secara online, antara lain :

Sistem yang lemot pada aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja. Sistem lemot karena koneksi yang tidak stabil sebagian besar dikarenakan menggunakan pc biasa sebagai server dan menggunakan koneksi internet indihome sebagai media menjalankan aplikasi. Dengan menggunakan doman dan hosting yang berbayar kendala ini bisa dikurangi bahkan mungkin diatasi dan dicegah agar performa aplikasi tetap optiomal.

File tidak bisa terupload pada aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja. Beberapa file yang ukuran nya terlalu besar tidak bisa terkirim karena ada maksimal upload pada aplikasi PHP, karena itu direkomendasikan untuk menggunakan berkas dengan file pdf karena selain ukurannya cenderung kecil juga tampilannya lebih jelas.

Kirim email eror pada aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja. Kirim eror disebabkan karena email salah atau tidak ada koneksi internet pada aplikasi yang digunakan. Pastikan sebelum menggunakan aplikasi kita mempunyai koneksi internet baik paketan data atau wifi.

Tidak bisa login pada aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja. Hubungi bagian administrati untuk melakukan request user dengan mengirimkan email yang aktif dan terhubung pada hp untuk melakukan aktivasi aplikasi.

Kesimpulan aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja adalah dengan menggunakan aplikasi berkas online menggunakan php ini kita bisa mengoptimalkan pengelolaan berkas yang ada ditempat kerja kita agar mudah dalam mencari dan mendistribusikan document tersebut. Proses distribusi document juga menjadi lebih cepat dan singkat karena distribusi dilakukan dengan menggunakan email ke masing-masing divisi.

Saran aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja dibutuhkan tambahan-tambahan modul untuk menyambungkan aplikasi dengan sistem operasi lain. Seperti android atau apple.

Penutup aplikasi php gratis untuk mengelola berkas di tempat kerja. Segera buat aplikasi gratis menggunakan php untuk mengelola berkas ditempat kerja kita dengen informasi yang telah kita tuliskan diatas. Apabila ada pertanyaan bisa kirim email ke yesweb88@gmail.com untuk informasi lebih lanjut.

Source Code Membuat installer pada aplikasi berbasis web

Source Code Membuat installer pada aplikasi berbasis web Untuk membuat installer pada aplikasi berbasis website yang kita buat salah satu Read more

Source Code Bridging BPJS dengan simrs

Source Code Bridging BPJS dengan simrs tutorial php lengkap untuk bridging bpjs dengan simrs agag sulit kita dapatkan diinternet. Namun Read more

Aplikasi Undian untuk menentukan Urutan Pemenang

Membuat Aplikasi Undian untuk menentukan Urutan Pemenang Aplikasi undian untuk menentukan urutan pemenang ini bisa digunakan untuk mengundi siapa yang Read more

Tutorial Codeigniter Gratis Membangun Sistem Informasi Akademik

Tutorial Codeigniter Gratis Membangun Sistem Informasi Akademik Codeigniter adalah salah satu framework yang bisa digunakan untuk membuat aplikasi dengan menggunakan Read more

Leave a Reply

Your email address will not be published.

© 2021 javacposjavacpos.com ALL RIGHT RESERVED